Politique de confidentialité

Si vous avez des questions relatives à la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les renseignements ci-dessous.

Coordonnées de la direction générale du Carrefour parent-enfant

Lyne Normandeau

direction@cap-e.ca

But de la politique

Le conseil d’administration de CAP-E a adopté la présente politique dans le but de respecter l’esprit et la lettre de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels entrée en vigueur au Québec en 2022.  

Principes directeurs de la politique

• La protection des renseignements personnels que possède l’organisme sur ses membres et participants à ses programmes, bénévoles, donateurs, collaborateurs et relations d’affaires est une priorité et une obligation à la fois légale et morale.
• L’organisme CAP-E est un bon citoyen corporatif et respecte les obligations prescrites dans la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels.

Énoncé de la politique

Les renseignements personnels que possède CAP-E

Les renseignements personnels que possède CAP-E sont ceux énumérés dans la présente section de l’Énoncé de la politique. Aucun de ces renseignements n’est de nature sensible. Selon la Commission d’accès à l’information du Québec, un renseignement personnel est considéré comme sensible lorsque par sa nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.  

Les membres et participants aux programmes

• Nom, adresse, genre, ville et code postal, courriel des membres et participants aux programmes. 
• Consentement des membres et des participants à recevoir des communications de l’organisme et à partager leur information personnelle avec des collaborateurs et à recevoir  

Les bénévoles

• Nom, adresse du domicile, courriel personnel et numéros de téléphone du bénévole. 

Les employés

• Nom, adresse du domicile, courriel personnel et numéros de téléphone de l’employé.
• Curriculum vitae et autres renseignements professionnels semblables au sujet de l’employé (antécédents professionnels, parcours académique, etc.). 
• Information bancaire.
• Cartes de la RAMQ et permis de conduire (pour vérification des antécédents judiciaires).

Les donateurs

• Nom, adresse du domicile, courriel personnel et numéros de téléphone du donateur. 
• Historique de dons du donateur.  

Les collaborateurs et relations d’affaires 

• Nom, adresse du lieu de travail ou du domicile, courriel personnel et numéros de téléphone du collaborateur ou de la relation d’affaires. 

Les mesures appliquées par CAP-E pour collecter et protéger les renseignements personnels

Collecte des renseignements 

• CAP-E collecte des renseignements personnels lors d’entretiens, en personne, par téléphone ou par visioconférence, et lors d’échanges par courriels ou autres moyens électroniques.
• Les entretiens ou échanges en personne se déroulent en ligne ou en personne dans divers lieux, n’ayant pas de siège social physique. 
• Les renseignements personnels sont collectés dans le but de rendre les services aux membres et aux participants aux programmes, d’assurer le fonctionnement adéquat des opérations de l’organisme et d’interagir efficacement avec les bénévoles, donateurs, collaborateurs et relations d’affaires de l’organisation. 
• Le site internet de l’organisme fournit un lien vers la présente politique et rappelle que les personnes qui refusent que CAP-E collecte leurs renseignements personnels doivent en aviser la direction générale. À défaut de signifier leur refus, les personnes visées par la présente politique sont réputées avoir accepté que CAP-E détienne les renseignements personnels qu’elles ont fournis.  

Protection des renseignements

• CAP-E suit les normes généralement acceptées pour protéger les renseignements personnels qu’il détient. CAP-E maintien des mesures de protection physiques, techniques et administratives appropriées. Seuls les employés autorisés par la direction générale ont accès aux renseignements personnels que l’organisme détient. Cet accès est accordé lorsque les employés en ont besoin afin de remplir leurs fonctions.  

Les mesures appliquées par CAP-E pour la rétention et pour la destruction des renseignements personnels 

Rétention

• Le dossier d’un membre ou d’un participant, de même que tous les renseignements personnels qu’il contient, est conservé de manière sécuritaire pendant une période de cinq ans après sa fermeture. La fermeture d’un dossier survient lorsque le membre ou le participant cesse, de façon permanente, d’être membre ou d’utiliser les services de l’organisme. Pendant la durée de la rétention, seule une version électronique est conservée et protégée par un code dans un portail interne privé que seule la direction générale connaît et les personnes autorisées connaissent.  

Destruction

• Après une période de rétention d’une durée de cinq ans, la direction générale procède à la destruction de la version électronique.

Les mesures appliquées par CAP-E dans le cas d’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel

• Tout employé de l’organisme qui prend connaissance d’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel en avise sans tarder la direction générale. 
• La direction générale procède à une enquête pour comprendre les circonstances relatives à l’incident de confidentialité. La direction générale inscrit l’incident dans le Registre des incidents de l’organisme, avise sans tarder le ou les personnes dont les renseignements personnels ont été compromis, rédige un avis à la Commission d’accès à l’information, en remplissant le formulaire fourni à cette fin par la Commission, et prend les moyens requis pour réduire le risque d’une répétition d’un incident de confidentialité semblable.

La politique de gestion des plaintes 

• Les personnes qui souhaitent déposer une plainte en matière de renseignements personnels sont invitées à écrire à la direction générale (voir les coordonnées ci-haut) en s’assurant de bien décrire la situation, leur prénom, nom, courriel et numéro de téléphone.

Mise en œuvre de la politique 

La direction générale est responsable de la mise en œuvre de la Politique sur la confidentialité et la gestion des renseignements personnels. Son nom, ainsi que les coordonnées pour la joindre, figurent dans ce communiqué.

Adoption de la politique

La Politique sur la confidentialité et la gestion des renseignements personnels a été adoptée par le conseil d’administration le 1er mai 2024.